ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

1. ชื่อผลงาน

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

2. ผู้ออกแบบ/พัฒนา

นางประภาพรรณ ชุมดี ผู้อำนวยการโรงเรียนบ้านทุ่งไพล
นายธนะวินทร์ มังคลาทัศน์ ครูโรงเรียนบ้านทุ่งไพล
นางสาวศุทธินี ติ้งจันทร์ เจ้าหน้าที่ธุรการโรงเรียนบ้านทุ่งไพล

3. ความเป็นมา/ความสำคัญ

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่สอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ที่กำหนดขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ส่วนงานราชการลดความซับซ้อนในการบริหารงานเอกสารด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบการให้ข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐให้ทันสมัย ตอบโจทย์ความต้องการของประชาชนยิ่งขึ้น ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ (Paperless) และประหยัดค่าใช้จ่ายในหน่วยงานราชการ

โรงเรียนบ้านทุ่งไพล ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จึงได้พัฒนา ระบบ
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของโรงเรียนบ้านทุ่งไพล ขึ้น เพื่อลดขั้นตอนในการนำเสนอหนังสือราชการ ประหยัดเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษของโรงเรียน และแก้ปัญหาการเก็บเอกสาร โดยในปีการศึกษา 2565 งานสารบรรณของโรงเรียนบ้านทุ่งไพล ใช้ปริมาณกระดาษไปมากถึง ๑๕,๐๐๐ แผ่น

4. วัตถุประสงค์

• เพื่อพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของโรงเรียนบ้านทุ่งไพล
• เพื่อลดการใช้ทรัพยากรกระดาษในงานสารบรรณ
• เพื่อแก้ปัญหาเกี่ยวกับการเก็บเอกสารงานสารบรรณ เช่น พื้นที่ในการเก็บเอกสาร การค้นหาเอกสาร เอกสารเสียหายชำรุด ฯลฯ

5. กระบวนการดำเนินงาน/วิธีการนำสื่อไปใช้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของโรงเรียนบ้านทุ่งไพล ได้พัฒนาโดยใช้โปรแกรม Adobe Acrobat ร่วมกับ Google Drive และ Line ดังนี้

• โปรแกรม Adobe Acrobat สำหรับให้เจ้าหน้าที่ธุรการ ลงทะเบียนหนังสือ และ เกษียนหนังสือเพื่อเสนอแก่ผู้อำนวยการโรงเรียน และผู้อำนวยการก็จะเกษียนหนังสือเพื่อสั่งการและลงนาม
• Google Drive สำหรับให้เจ้าหน้าที่ธุรการ จัดเก็บเอกสารที่ผู้อำนวยการได้เกษียนหนังสือเพื่อสั่งการและลงนามแล้ว ในระบบ Google Drive
• Line สำหรับให้เจ้าหน้าที่ธุรการ แจ้งเตือนผู้อำนวยการเกษียนหนังสือเพื่อสั่งการและลงนาม และส่งหนังสือราชการให้แก่คณะครูและบุคลากรรับทราบและดำเนินการตามผู้อำนวยการสั่งการ

6. ผลการดำเนินงาน

• โรงเรียนบ้านทุ่งไพล มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษในงานสารบรรณ
• ไม่มีปัญหาเกี่ยวกับการเก็บเอกสารงานสารบรรณ เช่น พื้นที่ในการเก็บเอกสาร การค้นหาเอกสาร เอกสารเสียหายชำรุด ฯลฯ

7. ปัญหา อุปสรรค

การใช้งานระบบจะเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

8. ข้อเสนอแนะ/การพัฒนาเพิ่มเติมหรือต่อยอด

สามารถพัฒนาระบบให้มีความต่อเนื่องทั้งระบบภายในโปรแกรมเดียวได้ (สามารถทำได้ แต่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)

บ้านทุ่งไพล